Как работает онлайн-касса: просто о сложном

Перед тем, как работать с онлайн-кассой продавцу, нужно понять, обязан ли предприниматель модернизировать оборудование прямо сейчас. Если ИП оказывает услуги или продаёт продукцию собственного производства, при этом не имея наёмных рабочих, до первого июля 2021 года он может не использовать ККМ для регистрации продаж. Причём в сфере услуг есть ряд исключений:

• — парикмахерские услуги;
• — косметологические услуги;
• — ремонт техники: бытовой, компьютерной и так далее;
• — обслуживание и ремонт авто-, мототехники и оборудования;
• — грузоперевозки;
• — ветеринарные услуги;
• — проведение спортивных занятий;
• — охотничий промысел;
• — медицинская деятельность;
• — прокат;
• — производство молочной продукции.

Также стоит сказать о безналичной оплате. Если продукция или услуга была оказана юридическому лицу без участия банковской карты, роль отчётного документа будет выполнять накладная или счёт-фактура. В противном случае предприниматель обязан выдать кассовый чек.

Принцип работы современной ККМ отличается от оборудования прошлого поколения тем, что она может в режиме реального времени формировать электронные фискальные чеки, отправлять данные об операциях в ФНС через ОФД и записывать их на специальный ФН. При этом для покупателя по сути ничего не меняется, а инструкция, как работать на онлайн-кассе, похожа на алгоритм действий при продаже через кассовый аппарат устаревшего образца, но при этом сдавать отчётность стало проще, изменился принцип работы оборудования. Схема её работы следующая:

А теперь кратко рассмотрим пошаговую инструкцию, как работать с онлайн-кассой. Чтобы пробить первый фискальный чек, нужно сделать следующее:

1. Заключить договор с оператором фискальных данных.
2. Зарегистрировать оборудование в Федеральной налоговой службе. Для этого можно использовать личный кабинет на сайте Nalog.ru или лично написать заявление в ФНС. Если заявление было написано в Налоговой, карточку регистрации выдают в течение десяти дней после обращения, только после этого предприниматель может выдавать легитимные чеки покупателям. Онлайн-регистрация обычно одобряется в течение 15 минут. Любая ошибка может грозить штрафом или дополнительными тратами, поэтому есть смысл обратиться к нашим менеджерам и заказать регистрацию онлайн-кассы.
3. Формируем отчёт об открытии смены. Он в электронном виде отправляется ОФД и записывается в фискальный накопитель.
4. Пробиваем несколько тестовых чеков, чтобы проверить наличие всех необходимых реквизитов и QR-кода, а также убедиться в достоверности остальной информации: даты, времени и клише.
5. Печатаем промежуточный X-отчёт для пересчёта денег в кассе.
6. Ждём покупателей и приступаем к их обслуживанию. После того, как оплата получена, предприниматель обязан выдать фискальный чек. Он может быть бумажный или электронный (отправляется на эл.почту либо СМС телефон клиента).

В случае с торговлей через интернет необходимость выдавать покупателям чек остаётся. Учитывая специфику таких продаж, можно решить этот вопрос несколькими способами:

1. Облачные сервисы. Можно взять в аренду ККМ и осуществлять фискализацию в облаке. Обычно в случае с таким способом проведения платежей приходится оплачивать услуги сервиса ежемесячно. В среднем это стоит 1500 рублей, но всё зависит, во-первых, от выбранного сервиса, а во-вторых, от дополнительных необходимых услуг.
2. Платёжный агрегатор. Это посредник, который берёт на себя все заботы о фискальных чеках и передаёт деньги от продавца покупателю. Схема оплаты отличается: бизнесмен не платит за месяц услуг, с каждого платежа взимается процент. В среднем это 3 процента, но, в зависимости от количества доступных платёжных систем, доля сервиса может вырастать до пяти.
3. изическая онлайн-касса. Если предприниматель не планирует вскоре закрываться, купить ККМ будет выгоднее, чем пользоваться агрегаторами или облачными кассами. В случае с торговлей билетами через интернет без точки продаж можно обойтись простым фискальным регистратором без принтера печати, например,Терминал ФА: она максимально заточена для работы в Интернет-магазинах. Подобрать наиболее подходящую модель можно здесь.

Каждый новичок разберётся с тем, как пользоваться онлайн-кассой. Проблемы могут возникнуть только при регистрации или замене фискального накопителя. Поэтому в начале работы имеет смысл доверить все технические вопросы профессионалам.